Content-Management über Ordner und SubVersion

Wie man meinem Blog entnehmen kann, beschäftige ich mich seit ca. 2 Jahren mit DITA. Anfangs haben wir unsere Daten über Ordner und SVN verwaltet. Inzwischen haben wir schon fast alles im Redaktionssystem drin – das SVN ist bald Geschichte. Da ich aber weiß, dass ein Redaktionssystem häufig zu den unerfüllten Träumen von technischen Redakteuren gehört, teile ich hier mal meine Erfahrungen mit DITA und SVN.

Übersetzungsmanagement

Die einzelnen Sprachen auf demselben Stand zu halten gestaltet sich schwierig. Man muss sehr diszipliniert sein, denn sonst vergisst man leicht, dass ein kleiner Fix in der einen Sprache auf die anderen übertragen werden sollte.

Bei Änderungen an bestehenden Daten hat man das Problem, das man das Delta entweder manuell rauskopieren, übersetzen und dann wieder reinkopieren muss. Oder man gibt eben immer nur komplette Topics zur Übersetzung, auch wenn nur ein Satz neu ist (was aber schnell recht teuer werden kann).

Verwaltung

Versionshistorie ist Gold wert 🙂

Dateileichen herauszufinden ist schwierig, z.B. wenn man in der Konzeptionsphase mehrere Topics angelegt hat und am Ende einige gar nicht braucht. Bei uns sind solche Leichen teilweise übersetzt worden, obwohl sie nie gebraucht wurden. Hier können kleine Skripte hilfreich sein, die alle Dateien listen, die in keiner Map referenziert sind.

Man schludert schnell mit SVN-Kommentaren und am Ende weiß man selber nicht mehr, was man eigentlich mit  dem Kommentar „Änderung“ gemeint hat 😉

Tags und Branches sind äußerst wichtig, damit man komfortabel an neuen Projekten arbeiten kann und immer noch gleichzeitig den aktuellen Online-Stand aktualisieren kann. Am Anfang hab ich nur auf dem trunk gearbeitet, was darin resultierte, dass ich im Projektverlauf keine Updates am Online-Stand machen konnte und als sich dann das Projekt verschob, alle Änderungen händisch zurücknehmen musste.

Wenn man die Ordner erst einmal angelegt hat, wird es ziemlich kompliziert sie wieder zu reorganisieren, wenn man z.B. merkt, dass die Struktur doch nicht so gut ist. Zum einen können Referenzen zwischen Topics aus verschiedenen Ordnern kaputt gehen, zum anderen muss man im SVN aufpassen, dass man die Versionshistorie nicht verliert.

Fazit

Man kann auch topicorientiert schreiben und mit XML arbeiten ohne ein CMS zu benutzen. Eine Sache, die gern außer Acht gelassen wird, aber ich muss sagen, dass es nicht drauf ankommt welches Tool oder welche Standardisierungsmethode man verwendet – wichtig ist, was am Ende rauskommt!

Wenn man als Redaktion also kein Redaktionssystem zur Verfügung hat und trotzdem mit DITA arbeiten will, ist eine Verwaltung über Ordner und SVN meiner Meinung nach eine super Alternative.  Die Benutzung von SVN ist sogar absolut obligatorisch, wie ich finde.

Bei dieser Arbeitsweise müssen allerdings viele Dinge über Regeln und Workflows als „Denk dran“-Lösung abgedeckt werden, und die Erfahrung zeigt nun mal, dass man im Eifer des Projektgefechts nicht immer dran denkt.  Man kann zwar Skripte schreiben, die einem bestimmte Dinge abnehmen, aber am Ende muss man eben doch dran denken, das auch zu benutzen. Wenn sich mit der Zeit solche kleinen Fehler einschleichen, hat man irgendwann ein Problem. Man muss das Redaktionsteam außerdem ausführlich  schulen, denn die Grundfunktionen von SVN sind relativ schnell drin, aber gerade solche Dinge wie Tags/Branches/Merging sind nicht intuitiv.