Ordnung muss sein #1

So lange man ohne CMS arbeitet, muss man auf die gute alte Ordnerstruktur zugreifen, um seine Dateien abzulegen. Einerseits bietet DITA einem natürlich einen Haufen toller Attribute mit denen man seine Topics filtern kann, andererseits kann man damit auf Dateisystemebene erst einmal nicht so viel anfangen.

Wieviel Ordnung brauchen wir?
Mit Ordnern neigt man gerne dazu tiefste Verschachtelungen zu bauen, was irgendwann ziemlich nervig zu navigieren sein kann. Außerdem gilt es zu bedenken, dass man bei DITA Topics auch keine scharfen Grenzen ziehen sollte, was ihre Zugehörigkeit anbelangt, denn man möchte sie ja vielleicht auch an verschiedensten Stellen wiederverwenden.

Also sollte man sich gut überlegen, welche Selektionskriterien, sprich: Ordnerebenen man tatsächlich benötigt.

Warum eigentlich nicht alles in einen Ordner schmeißen?
Keine gute Idee! Alle Topics zu 2 verschiedenen Produkten in einem Ordner können folgende Probleme aufwerfen:

  • Benennungschaos: Es kann durchaus sein, dass man Topics denselben Titel geben muss, aber der Inhalt verschieden ist, weil es sich um verschiedene Produkte handelt, bei denen das „Ordner bearbeiten“ unterschiedlich funktioniert. Natürlich könnte man dann sagen, dass man den Produktnamen in den Dateinamen des Topics mitaufnimmt, aber daraus resultieren dann ellenlange Dateinamen, die verwirren und schlimmstensfalls irgendwelche technischen Probleme auslösen (Zeichenbegrenzung).
  • schlechte Auffindbarkeit:Da haben wir also 5 Produkte und ziemlich wahrscheinlich auch mehrere Autoren dafür. Und dann sind da pro Produkt auch so ca. 100 Topics verfügbar. Auweia! Viel Spaß beim Suchen 🙂

Ich würde sagen, das spricht dafür, schon mal ein Metadatum Produkt zu definieren 🙂

Wichtige Metadaten
Selektionskriterien für die Doku können sein:

  • Sprache: Muss als DITA-Attribut vergeben werden, damit das DITA-OT variable Teile innerhalb des Topics entsprechend lokalisiert („Tip“, „Note“, „Short description“). Für einen Ordner spricht, dass je nach Sprachenanzahl die Topicanzahl wieder zu groß wird. Zudem sind die Screenshots je nach Sprache unterschiedlich
  • Produkt: Siehe oben. Allerdings muss man bedenken, dass es durchaus sein kann, dass es Topics gibt, die für mehrere Produkt gelten, aber nicht für alle.
  • Zielgruppe / Dokumenttyp: Dokumente, die an versch. Zielgruppen gerichtet sind oder auf versch. Dokumenttype, können trotzdem dieselben Dokuteile enthalten. Hier wird es schwierig zu unterscheiden, was man dann in welchen Ordner schmeißen würde.

Lösungsansatz

Auf diesem Level stehen als erstes Unterteilungskriterium das Produkt. Zusätzlich gibt es einen common-Ordner, der Topics enthält, die allgemein überall verwendet werden können / sollen.

Ein Schwachpunkt ist, dass es immer auch Topics geben wird, die für mehrere Produkte gelten, aber nicht für alle. Macht man solche Topics dann trotzdem in _common_ oder in einen der Produktordner? Gute Frage, deren Antwort ich in der Praxis hoffentlich bald beantworten kann

Das nächste ist die Sprache. Da die meisten Autoren in der Regel in nur einer Sprache arbeiten, sollte dieses Kriterium auch möglichst weit oben platziert sein.

Auf der nächsten Ebene folgen direkt die Dateien mit den Maps und dann jeweils ein topic-, ein images-, und ein output-Ordner. Mal sehen, wie sich das bewährt. Zumindest bin ich nicht die einzige mit diesem Ansatz 🙂

(Für das Protokoll: Ganz klar ist es am allerbesten, diese Verwaltungsebene einem CMS zu überlassen, weil man mit echter Metadaten-Vergabe viel flexibler arbeiten kann, als mit Ordnerstrukturen, die einem letztlich abverlangen, ein Topic absolut eindeutig irgendwo zuzuordnen. Aber CMSe sind noch nicht selbstverständlich in der Doku-Welt…)

Ein Gedanke zu „Ordnung muss sein #1“

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